Lees hier de Blog van onze Sjoerd Beun
” Een pittige maar heerlijke klus waar ik als Joyful Producer enthousiast van wordt! “
Voor het Rijksvastgoedbedrijf ben ik “Joyful Producer Sjoerd” als projectleider bezig met een mooi project waarmee vastgoeddossiers in deze organisatie op orde worden gebracht.
Om te beginnen hebben wij (ik en mijn team) de huidige knelpunten met betrekking tot vastgoeddossiers in kaart gebracht. Onze focus ligt daarbij op vastgoeddocumenten; dat zijn documenten welke het Rijksvastgoedbedrijf vanuit eigen normen of wettelijke regelgeving nodig hebben, bij het beheer van haar vastgoed.
De huidige problematiek hebben wij kwalitatief in kaart gebracht, door interviews met meer dan 40 medewerkers van verschillende afdelingen te doen. Hierbij is de focus op medewerkers gelegd die vanuit hun werk vastgoeddocumenten nodig hebben of opleveren, bijvoorbeeld vanuit projecten.
De uitkomsten, voelde iedereen deels natuurlijk al aan, hebben we kwalitatief, met bijvoorbeeld quotes, kunnen vastleggen. Als probleempunten noemden de geïnterviewden onder andere:
- Onbekendheid met, en beperkingen van het DMS
- Geen uniforme werkwijze binnen de afdeling en/of de hele organisatie
- Vastgoeddocumenten staan op verschillende locaties opgeslagen
- Dossiers zijn niet compleet
- Verschillende versies van een document in omloop
Verschillende punten hebben we kwantitatief kunnen maken. De kwantitatieve uitkomsten gaan wij overzichtelijk aan het Management binnen de organisatie presenteren. We hebben uiteraard ook al nagedacht over verschillende oplossingsrichtingen, zoals;
- Verbeteringen in de organisatie doorvoeren waarvan het doel is, dat er uiteindelijk voor elk vastgoedobject (dat in beheer is), één vastgoeddossier is. Met instructies welke vastgoeddocumenten daarin thuishoren, die vervolgens met een aantal metadata in het dossier worden opgeslagen en daardoor makkelijker en sneller vindbaar zijn.
- Andere verbeteringen waaraan gedacht is om één uniforme werkwijze met betrekking tot vastgoeddocumenten door de hele organisatie heen te implementeren.
Een pittige maar heerlijke klus waar ik als Joyful Producer enthousiast van wordt!
Sjoerd Beun
Mail: sjoerd.beun@www.thebimpractice.nl
