Standaardisatie van digitale stukken is niet alleen efficiënt, maar leidt ook tot meer werkplezier!

Wij werken nauw samen met onze opdrachtgevers. Daarom zijn we regelmatig aanwezig op de (digitale) werkvloer. Zo leren we de organisatie door en door kennen. De knelpunten en obstakels waar tegenaan gelopen wordt, ervaren we letterlijk. We zien het. En als we er dan toch zijn, bedenken we een oplossing die werkt. Want standaardisatie van digitale stukken is niet alleen efficiënt maar leidt ook tot meer werkplezier.

Zoektijden van data op digitale opslagruimte

Zo zien en ervaren we tijdens ons werk bij een Amsterdamse woningcorporatie de frustraties van medewerkers bij het zoeken naar data in de systemen. Het duurt lang en de data zijn in sommige gevallen moeilijk te vinden. En soms zelfs helemaal niet. Nog frustrerender! Het werk loopt daardoor vertraging op. Collega’s moeten onnodig wachten, processen vertragen en irritaties ontstaan… Het probleem in een notendop: er is onnodig tijdverlies doordat er te lang gezocht moet worden naar data op digitale opslagruimte.

En deze woningcorporatie staat daar niet alleen in. Uit diverse onderzoeken en studies blijkt, dat medewerkers frustratie ervaren en tijdverlies hebben, omdat ze (te) lang moeten zoeken naar data op digitale opslagruimten. Volgens de Driessen Groepkost zoeken naar informatie de medewerkers maar liefst één dag per week. Net als de Cadac Group, die beweert dat een technici 20% van zijn tijd kwijt zijn met zoeken naar de juiste informatie. McKinsey schat dat zoektijden met 35% kunnen worden teruggebracht.

STAR, 5S-methodiek en LEAN

Dus wij aan de slag. We gaan ‘aan’, omdat we o.a. veel ervaring en verstand van data en processen hebben. Daarin zijn we heel oplossingsgericht, met oog voor het werk en STAR. We pakken het probleem op een gestructureerde manier aan: Situatie, Taak, Aanpak en Resultaat. STAR dus. (Niet te verwarren met onze eigen collega en topper Ruud van der Star.)

Omdat zoeken zonde is van je tijd, hebben we een hele praktische oplossing doorgevoerd. We hebben de digitale opslagruimte (mappen op netwerkschijven) geschoond en gestroomlijnd door de ‘5S-methode’ toe te passen. De 5S-methode is een bekende LEAN-methodiek, die bestaat uit vijf stappen. Deze stappen zijn: scheiden, schikken, schoonmaken, standaardiseren en standhouden. Via deze methodiek hebben we bij verschillende opdrachtgevers al veel klinkende resultaten geboekt. Maar dat terzijde.

In dit specifieke geval hebben we het digitale centrale archief gestandaardiseerd. In dit archief zijn o.a. technische stukken, tekeningen, begrotingen en tekenstukken opgenomen. Teams en collega’s dragen via een standaard overdrachtsformulier de archiefstukken over aan de beheerder van het centrale archief. Die gestandaardiseerde overdracht betreft zowel de fysieke en digitale archiefstukken. Daardoor is een uniforme indexering van archiefstukken gemaakt en zijn archiefstukken makkelijk en snel terug te vinden.

Met deze gebruiksvriendelijke oplossing is de tijd die medewerkers kwijt zijn aan het zoeken naar bestanden, enorm gereduceerd. En als gevolg daarvan: minder frustratie bij de collega’s. Dat komt de sfeer binnen de organisatie en de collegialiteit ten goede. Een custom made oplossing door onze gestructureerde manier van denken en oplossen. Werken moet tenslotte wel leuk blijven!

Meer weten?

Neem contact op met Dirk Jan Kroon van the BIM practice via dirkjan.kroon@thebimpractice.nl en laat je informeren over sneller, makkelijker en leuker werken door processen en data te optimaliseren.